Die Westfalen Gruppe, ein Technologieunternehmen der Energiewirtschaft, nutzte bislang für ihre HR-Reportings ein BI-Tool, welches nicht mehr den aktuellen Anforderungen entsprach. Da sich die vorhandene Lösung als nicht mehr ausreichend performant erwiesen hat, wurden in der Vergangenheit Workarounds via Microsoft Excel geschaffen. Diese beiden Lösungen sollten durch die Informationsfabrik GmbH in eine einheitliche Basis überführt und unter Berücksichtigung der DSGVO um ein modernes Reporting-System ergänzt werden. Bei dem gewünschten Zielbild handelt es sich um ein HR-Reporting, bei dem das Auswerten und Betrachten von Mitarbeiterdaten eine große Rolle spielt. Aus diesem Grund hatten zudem das Thema DSGVO und die Etablierung eines Berechtigungskonzeptes eine tragende Rolle.
Die Herausforderung
Die Westfalen Gruppe, ein Technologieunternehmen der Energiewirtschaft, nutzte bislang für ihre HR-Reportings ein BI-Tool, welches nicht mehr den aktuellen Anforderungen entsprach. Da sich die vorhandene Lösung als nicht mehr ausreichend performant erwiesen hat, wurden in der Vergangenheit Workarounds via Microsoft Excel geschaffen. Diese beiden Lösungen sollten durch die Informationsfabrik GmbH in eine einheitliche Basis überführt und unter Berücksichtigung der DSGVO um ein modernes Reporting-System ergänzt werden. Bei dem gewünschten Zielbild handelt es sich um ein HR-Reporting, bei dem das Auswerten und Betrachten von Mitarbeiterdaten eine große Rolle spielt. Aus diesem Grund hatten zudem das Thema DSGVO und die Etablierung eines Berechtigungskonzeptes eine tragende Rolle.
Die bislang genutzte Lösung basiert auf einem HR Data Warehouse, welches vor einigen Jahren aufgebaut, im Zuge der Umstellung auf Excel jedoch nicht weiter gepflegt wurde. An erster Stelle des Projektes standen daher zunächst die Konsolidierung der bislang genutzten Lösungen, um eine abgestimmte, qualitative, integrierte Datenbasis zu schaffen. Für eine reibungslose Funktion des neuen Systems mussten daher die Schnittstellen mit Zugriff auf den Quellsystemen aktualisiert werden. Zusätzlich zur Hauptquelle (SAP) mussten individuelle Schnittstellen aufgebaut werden, um Zusatzinformationen anderer Lokationen verfügbar zu machen und um Korrekturdaten in Form von CSV-Dateilieferungen als Input für das Reporting zu ermöglichen. Des Weiteren galt es die Datenqualität zu optimieren und für das neue Tool nutzbar zu machen. Da es sich bei den Mitarbeiterdaten um sensible Daten handelt, mussten zusätzlich alle Anforderungen der DSGVO erfüllt werden.
Die Lösung
Sämtliche Anforderungen wurden zunächst in einem separaten Scoping-Workshop vor der Projektdurchführung mit allen Stakeholdern erarbeitet. Die Erweiterung und Modernisierung des Backend des vorhandenen Data Warehouse lässt sich grob in drei Schritte einteilen:
• Beschreibung der Datenlieferungen (CSV), die durch Unternehmen an definierte und geschützte Ablagepunkte im Microsoft Sharepoint erfolgten. Die Überführung der gelieferten Dateien zum Datenbankserver erfolgt eventbasiert und somit automatisch. Regelprozesse nutzen die bereitgestellten Daten, um gemeinsam mit den anderen Quellsystemen eine tägliche Bewirtschaftung des Data Warehouse vorzunehmen.
• Herstellung Single-Point-of-Truth mittels Transformation und Konsolidierung der Datenlieferungen, anschließend Anwendung von Geschäftslogiken und Herstellung einer Datenhistorisierung mit darauffolgendem Aufbau von Datenqualitäts-Checks.
• Erstellung DataMart auf Basis des SPoT – Als Datenbasis für das HR Reporting wurde ein Snowflake Schema geschaffen, welches 7 Faktentabellen und 9 Dimensionstabellen enthält.
Aufbauend auf dem erweiterten Backend wurde im Frontend eine Reportinglösung in Microsoft Power BI geschaffen. Die Modellierung der Daten erfolgte in einem multidimensionalen SSAS Modell. Dieses erlaubt die interaktive Analyse der Daten mit Drill-up/down/through und stellt die Basis für das Dashboard in Microsoft Power BI dar. Das Corporate Design der Westfalen Gruppe gab die Gestaltung des Dashboards vor. Auf Basis dessen wurde ein gemeinsames Farbschema und Erscheinungsbild der Visualisierungen entwickelt. Darüber hinaus wurden Tooltipps mit Erläuterung aufgebaut.
Diese zeigen die fachliche Definition der Kennzahlen und die Differenzwerte des Vorjahres sowie der geplanten Werte an. Die Vorgaben der DSGVO wurden mittels eines durchdachten Berechtigungskonzeptes eingearbeitet. Für das HR-Reporting werden die Daten auf Basis der Kostenstelle eingeschränkt. Ein Benutzer sieht dadurch nur die Daten der Kostenstellen, für die er zuvor freigegeben wurde. Die technische Umsetzung besteht zum einen aus einer Steuertabelle zur Verwaltung und Freigabe der Kostenstellen und zum anderen aus Rollen im SSAS Datenmodell mit dynamischer Filterung zur Einschränkung der Daten.
Kundennutzen
Mit der Implementierung eines leistungsstarken BI-Tools ist die Westfalen Gruppe in der Lage, ein qualitatives und verlässliches HRReporting durchzuführen, welches auf eine vollautomatisierte und zentralisierte Datenbasis zurückgreift, die einen Single-Point-of-Truth bietet. Der Zugriff auf historische Daten wurde durch eine Erweiterung und Re-Aktivierung des bereits vorhandenen HR Data Warehouse ermöglicht. Das Münsteraner Technologieunternehmen verfügt nun über eine optimierte Datenqualität und ein modernes Reporting- und Analytics-Tool, das eine performante Analysemöglichkeit mit einem DSGVO-konformen Berechtigungskonzept verbindet.
Die einheitliche, im Corporate Design gestaltete Lösung, kann bereichsübergreifend genutzt werden und bietet neue Self-Service Möglichkeiten zur explorativen Datenanalyse und zur Visualisierung von Use Cases. Die neue Reporting Lösung mit Microsoft Power BI verfügt über eine erhöhte Akzeptanz im Unternehmen und ist für einen breiteren Anwenderkreis ausgerichtet. Die neue Lösung kann aktiv genutzt werden, so bildet das aktuelle Reporting auch eine
Basis zur Visualisierung von Use Cases. Die neu zur Verfügung stehenden Funktionen ermöglichen ein sehr viel stärker auf Aktionen und Maßnahmen orientiertes HR-Reporting.
Technologien
- Microsoft SQL Datenbank
- Microsoft SSIS (SQL Server Integration Services)
- Microsoft SSAS (SQL Server Analysis Services)
- Microsoft Power BI
- Microsoft Azure DevOps
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